Qu'est-ce qu'un drive partagé ?

Un drive partagé est un espace de stockage Google Drive ayant pour objectif d'être partagé par plusieurs utilisateurs.

Par conception, ces drives partagés n'ont pas de propriétaire nomminatif. Le propriétaire et responsable des drives partagés est la Soce à qui Google fournit le service Google Workspace for Non Profits. A ce titre, les drives partagés de Google gadz.org ne doivent être utilisés que pour les activités de notre communauté.

Le monde change ... ha bon ? :) 

• En 2022, Google a changé sa politique de tarification sur l'illimité pour les associations

• Fin 2021, notre communauté avait amassé pas moins de 1.2 Peta octets (j'entends encore un représentant de Google me dire "ah ouais ... quand même !")

• Fin 2025, Google a annoncé la fin des comptes Google gadz.org persos : bonne nouvelle pour les drives partagés de la communauté qui vont récuperer de l'espace de stockage

• Cependant, la sobriété numérique commence à faire son chemin dans les esprits

Le partage des informations au sein de notre communauté reste essentiel pour faciliter nos activités mais également préserver la mémoire de notre patrimoine. Dans cette optique, le système de drives partagés disponibles sur Google Workspace gadz.org est un élément essentiel. 

Pour toute demande ou question : voir la page contact.

A partir du 30 juin 2026, les drives partagés de la communautés seront accessibles via des comptes Google externes à gadz.org.
La fonctionnalité de partage avec "Gadzarts Alumni" qui permettait de partager des éléments à tous les possesseurs de comte Google gadz.org évolue :

• Pour partager une ressource Google (*) à l'ensemble des Gadz, il faut maintenant partager l'élement avec touslesgadz@gadz.org

• Ainsi, tous les gadz ayant déclaré leur adresse Email principale Soce comme étant associée à un compte Google auront accès `a cette ressource via leur compte Google.

• Note : touslesgadz@gadz.org n'est pas une adresse e-mail fonctionnelle. La notification de partage ne sera donc pas envoyée.

(*) Les ressources Google partageables sont des Drives Partagés, des dossiers ou document Google Drive, des Gform, des Google Sites ...

 Note : Pour demander un drive partagé, utilise la page contact.

Principe d'attribution des drives partagés:

Afin de perenniser et de controler les drives partagés, l'objectif est de proposer l'utilisation de drives partagés pour les usages ci-dessous :

• Promos : 

  • Un drive partagé unique par promo

  • Demandeurs : DDP

• Familles :

  • Un Drive partagé par famille ou groupe de familles par TBK

  • Un membre de la famille.

• GT et les GP : 

  • Un drive partagé unique par GT/GP

  • Demandeurs : Zident de GT/GP

• Tabagn's : Deux drives partagés par Tabagn's

  • Un drive partagé pour les activités (accès large)

  • Un drive partagé pour l'administration de la vie à l'Ecole par les PG (accès restreint)

  • Demandeurs : MT, ME, Zident Asso. 

  • Note : les zidents d'activité / boquettes doivent s'adresser à leur zident de TBK pour obtenir un espace de stockage au sein du drive partagé d'activités de leur Tabagn's

• UE : 

  • Un ou plusieurs drive(s) partagé par fonction de l'UE

  • Demandeurs : DG, DAF

• Soce : 

  • Un drive partagé par fonction administrative de la Soce

  • Demandeurs : DG, DAF

Rappels techniques importants

Les données stockées dans un drive partagé sont accessible suivant deux modes :

1. Mode membre (accès à l'ensemble du drive) : 

   • Tous les membres d'un drive partagé peuvent accèder à l'ensemble du contenu du drive partagé en fonction de leurs droits (Administrateur, Gestionnaire de contenu, Contributeur, Commentateur ou Lecteur). Voir ici pour les détails des droits d'accès.

   • Les membres des drives partagés voient le drive partagé dans la section "Drive partagés" de leur espace drive.google.com 

2. Mode partage (accès partiel au drive) : 

   • Des utilisateurs ou des groupes (Google Groups) non membre du drive partagé peuvent accéder à une sous partie du drive partagé si un fichier ou un dossier est partagé par l'un des membres du drive partagé.

   • Ces utilisateurs voient alors le contenu partagé dans la section "Partagé avec moi" de leur espace drive.google.com

Note importante : il est conseillé d'utiliser les groupes de Google Groups pour donner accès à un grand nombre d'utilisateur à un drive partagé ou à un dossier (exemple : une promo). Ce groupe peut ainsi être utilisé pour donner accès à différentes ressources sans avoir à réinscrire l'ensemble des utilisateurs individuellement. Seul le groupe est utilisé pour activer un ou plusieurs droit d'accès. Utilisation très utile pour inscrire ou désinscrire une promo d'un drive partagé de Tabagn's par exemple.

En conséquence, les principes de fonctionnement des drives partagés sont les suivants :

Administrateurs

• Après demande, un drive partagé est attribué initialement à un nombre limité d'administrateur (Major d'Estime, Major de Trad's, zident info, DDP, zident de groupe GT/GP)

• Ces administrateurs sont en charge de gérer les autres administrateurs du drive (notamment lors des passations de pouvoir)

• L'ensemble des administrateurs nommés sont alors responsables :

  • De gérer les membres non administrateurs du drive (mode membre)

    • Zidents d'activités

    • Autres personnes susceptibles d'accéder à l'ensemble des données du drive

  • De définir les règles et responsabilités pour chaque dossier du drive

Membres du drive

Les membres du drives ont tous la possibilité de partager du contenu. Ils sont donc responsables des données qu'ils partagent, par exemple :

• • • Avec les membres de la promo (pour un drive promo)

    • Avec l'ensemble ou une partie de PG du Tabagn's (pour un drive de tabagn's)

    • Autres personnes (type accès anonyme en mode lecture seule)

Note concernant les données confidentielles ne pouvant pas être partagées avec l'ensemble des membres du drive partagés : sauf contre-exemples à identifier, ces données ne sont pas de nature à être conservées sur le long terme et leur volume est certainement très limité. Ces données doivent faire l'objet d'un stockage sur un Google drive personnel avec partage nominatif assuré par le propriétaire des données. 

Travail en cours. Suggestion, questions : voir la page contact

Types de données 

Les données stockées sur le drive partagé sont la propriété exclusive de la Soce. Il ne faut pas stocker de données personnelles, professionnelles ou de caractère litigieux. Les drives partagés doivent être utilisés uniquement pour les activités de notre communauté.

Espace de stockage

Depuis le 1er juillet 2026, le stockage des drives partagé est passé à 30 ou 50 Go en fonction des types de drives. Il faut donc veiller à limiter la quantité de données stockées dans les drives partagés, éviter les doublons et supprimer régulièrement les contenus devenus inutiles.

Note sur l'ordre de grandeur des besoins en stockage : 10 Go correspondent à un scénario d'utilisation de  5000 documents de 500Ko et 3000 photos de 3Mo chacune, ce qui permet largement de gérer la plupart des activités de la communauté (Promos, GT, GP, Familles, Boquettes, zidences). En cas de besoin impératif de stocker des informations de grand volume (vidéos, images hautes résolution ...), il faut trouver une solution alternative à Google gadz.org

Nommage des drives partagés

Les drives partagés ne doivent pas être renommés (contraintes d'administration).

Voir la page des conventions de nommages.