Tâche 2 

• Chaque promo dispose d'une adresse promo@gadz.org (exemple : cl183@gadz.org)

• Par défaut, tout message envoyé à promo@gadz.org est distribué à l'ensemble des membres (tous les membres de la promo a priori) du Google Group

• Il est possible d'ajouter des membres externes à la promo dans le Google Group promo@gadz.org (veuves/veufs, conjoints ...)

• L'adresse promo@gadz.org est associée à un Google Group gadz.org qui permet de définir les règles de diffusion des messages envoyés à promo@gadz.org

• Les DDP sont responsables de la mise à jour des membres du Google Group promo@gadz.org : lors d'une passation, un des DDP sortant doit au moins ajouter un DDP entrant en tant que gestionnaire du Google Group.

• La gestion du Google Group promo@gadz.org peut-être déléguée à n'importe quel membre de la promo

• La gestion d'un Google Group promo@gadz.org nécessite un compte Google (gmail.com ou toute autre adresse e-mail associée à un compte Google)

• Si un DDP ou un autre gestionnaire est membre du Google Group sans que son adresse e-mail soit associée à un compte Google, il recevra les messages du Google Group mais il ne pourra pas gérer le Google Group.

• Pour administrer le Google Group promo@gadz.org : il faut se connecter ici pour visualiser la liste des groups accessibles par ton compte Google

• Si tu ne vois pas le Google Group promo@gadz.org de ta promo, demande à un autre DDP de ta Promo de te rajouter comme gestionnaire en tant que DDP.

• Si aucun DDP de ta promo ne voit le Google Groupe promo@gadz.org de ta promo, contacte les zidents.

• Ouvrir ensuite le groupe promo@gadz.org pour accéder à l'interface de gestion

• Le menu "Membres" te permet de visualiser, d'ajouter ou de supprimer des membres.
  
  

Concernant l'ajout d'un membre :

• Si un camarade n'a pas d'adresse de redirection gadz.org, il faut l'inscrire deux fois : 

1. avec son adresse gadz.org et 

2. avec son adresse externe.

• Pré-enregistrement de tous les membres de ta promo pour éviter une saisie manuelle :

  • Le Google Group des membres pré-enregistrés au 30 janvier dans ton Google Group de promo hérite du contenu historique de la base gadz.org. Il se peut qu'il manque un nombre important des membres de ta promo. Dans ce cas, pour t'éviter d'avoir à saisir tous le membres manquants, fais une demande via le formulaire de contact pour que nous inscrivions tous les manquants automatiquement à partir du contenu de la base Soce (voir ta liste de promo ici). Il te restera à supprimer les éventuels membres qui ne sont pas susceptibles de recevoir les mails de ta promo.

  • C'est une action que nous n'avons pas pu effectuer proactivement pour toutes les promos car il se peut qu'il y ait des camarades déclarés dans ta promo dans la base Soce qui ne soit pas susceptibles de recevoir les mails de promo@gadz.org.

  • Un moyen d'en ajouter plusieurs d'un coup est d'utiliser ce fichier Excel - Google Sheet. Il te suffit de télécharger ce fichier et renseigner les 3 premières colonnes, puis copier la 4e dans l'interface d'ajout des membres. Cela permet d'avoir la bonne syntaxe pour identifier chaque membre. https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HXQ_fjxNxMpZBU0V7XlvAv3QJApmWBdiTzk19pPuCvc/edit?usp=sharing

  • Il faut privilégier l'inscription des membres de la promo avec leur adresses gadz.org car cela permet de ne pas avoir à maintenir ton Google Group de promo si un camarade change d'adresse principale Soce / redirection.

  • Pour mieux identifier un membre, il est conseillé de l'ajouter en utilisant la syntaxe suivante : "Jean Dupont"xyz@domaine.com
    Ainsi, même si l'adresse n'est pas explicite, le nom du membre sera visible dans le Google Group des membres.

  • Attention cependant, il n'est pas possible de modifier un membre. Pour cela, il faut le supprimer et le recréer. La méthode via un fichier Excel permet de le faire de manière groupée pour éviter des saisies manuelles une par une.
    
    

• Par défaut, l'historique des mails envoyés à l'adresse promo n'est pas activé, il est possible de l'activer si besoin, mais l'accès à l'historique des conversations nécessite un compte Google.